هل تساعدك منصتك فعلاً على العمل بشكلٍ أفضل؟
.في العديد من المؤسسات، يُنظر إلى أداة التعاون كمساحة محادثة بسيطة أو مكتبة مستندات. ومع ذلك، في زمن العمل عن بُعد وتوزّع الفرق، تلعب هذه الحلول دورًا محوريًا في الأداء. يجب أن تكون الشبكة الداخلية المصممة جيدًا رافعة للإنتاجية، لا عائقًا أمام سير العمل.
تعدد الأدوات يعيق الإنتاجية
في معظم الشركات، يتنقل الموظفون بين عدد كبير من التطبيقات: المراسلة، البريد الإلكتروني، إدارة المشاريع، ومشاركة الملفات. هذا التشتت مكلف. تشير دراسة لشركة Insightful إلى أن الموظفين ينتقلون بين البرامج أكثر من 1200 مرة يوميًا ويضيعون ما يصل إلى أربع ساعات أسبوعيًا بسبب تغيّر السياق. كما أظهرت دراسة أخرى أن 56٪ من الموظفين يشعرون بالإرهاق بسبب كثرة الأدوات المستخدمة يوميًا، مما يقلل تركيزهم ورضاهم الوظيفي.
ويمثل البريد الإلكتروني مثالًا واضحًا على ذلك. فقد كشفت دراسة أُجريت من قبل OnePoll وSlack على 8000 موظف في الشركات الصغيرة في الولايات المتحدة والمملكة المتحدة أنهم يكتبون في المتوسط 112 رسالة أسبوعيًا ويقضون أكثر من خمس دقائق في كل منها، أي ما يقارب 11 ساعة أسبوعيًا في كتابة الرسائل. والأسوأ أن 36٪ فقط من الرسائل تُقرأ وتُفهم بالكامل، و62٪ من الموظفين يقولون إن أسئلتهم لا تُجاب. وتشير La Fabrique de l’industrie إلى أن تراكم قنوات الاتصال يولد إرهاقًا معرفيًا وإجهادًا نفسيًا: 40٪ من الموظفين يشعرون بالتوتر بسبب سوء إدارة المعلومات، و47٪ يقضون ساعة يوميًا في البحث عن بيانات داخلية.
ما الذي يجب أن يقدمه أداة التعاون الجيدة؟
في هذا السياق، يجب على الأداة المهنية للتعاون أن توحّد الاتصالات والمستندات ومتابعة المشاريع. يقضي الموظفون ما يقارب 60٪ من وقتهم في "العمل على العمل" أي في البحث عن الملفات أو تنسيق المهام. من خلال جمع التبادلات في منصة واحدة، يتم تقليل التشتت. وتقدّر LumApps أن استبدال البريد الإلكتروني بأدوات تعاون فعالة يمكن أن يوفر للموظف حتى 90 دقيقة يوميًا.
كما يجب أن تنظم الأداة المعلومات ضمن مساحات موضوعية وتحد من الإشعارات غير الضرورية. الفوائد ملموسة: عدد أقل من الاجتماعات الدورية. اليوم، يحضر الموظفون في المتوسط اجتماعين أسبوعيًا — أي ما يقارب ثلاثة أسابيع سنويًا — و73٪ يقومون بمهام متعددة خلالها. تسمح المساحة المركزية لمتابعة المشاريع بشكل غير متزامن وتحرير الوقت للتركيز. إضافة إلى ذلك، يُهدر نحو 30٪ من ميزانيات البرامج على تطبيقات غير مستغلة أو مكررة. توحيد الأدوات يوفر المال ويبسّط الإدارة.
قياس ومشاركة النتائج
يمكن قياس فوائد المنصة المركزية بسرعة: وقت أقل في البحث عن المعلومات، استجابة أسرع، واجتماعات أقل. تسمح الحلول الموحدة بمتابعة تقدم المشاريع، وتحديد العوائق، وتحميل كل عضو مسؤوليته، مما يؤدي إلى قرارات أسرع وتركيز أعلى.
everUP: منصة مصممة للأداء
تُعد everUP شبكة اجتماعية مؤسسية بعلامة بيضاء، مطوّرة ومُستضافة في فرنسا. توحد التبادلات عبر:
• قنوات موضوعية ومراسلة فورية
• شبكة اجتماعية لمشاركة النجاحات وطرح الأسئلة وإطلاق المبادرات
• مركز مستندات مع بحث سريع
• لوحات تحكم ووحدات تقارير
وبما أن everUP فرنسية بالكامل، فإن بياناتك تُستضاف في فرنسا ومتوافقة مع اللائحة العامة لحماية البيانات (RGPD). تم تصميم واجهتها لتقليل الحمل المعلوماتي عبر إشعارات موجهة، وتصنيف حسب المشروع أو الفريق، وتجربة استخدام بديهية. كما أن تكاملها مع أدوات العمل مثل CRM وERP وبرامج المكاتب يقلل من تبدّل السياقات ويُسرّع سير العمل.
الخاتمة: الأداة الداخلية كميزة تنافسية
تعتمد فعالية المؤسسات بقدرٍ متساوٍ على موظفيها وعلى ملاءمة أدواتها. الاستمرار في استخدام العديد من التطبيقات يعني قبول إضاعة ساعات أسبوعية. في المقابل، فإن توحيد التواصل الداخلي وتنظيم المعلومات يجعل منصتك ميزة تنافسية. وتجسد everUP هذه الرؤية: أداة سيادية تُسرّع العمليات وتعزز الأداء الجماعي.
لاكتشاف كيف يمكن لـ everUP تعزيز أداء منظمتك، تواصل مع خبرائنا للحصول على عرض توضيحي مخصص.
ماذا لو أصبحت منصتكم الداخلية رافعة للأداء؟